Skatteverket, GDPR och datalagring
En körjournal används som bevis vid en skatterevision för att visa hur ett fordon har använts – privat eller i tjänst.
Detta är avgörande för korrekt:
Förmånsbeskattning
Bränslebeskattning
Milersättning
Utan en korrekt körjournal riskerar företaget eftertaxering.
Vid revision gäller omvänd bevisbörda – det är företaget som måste kunna visa hur fordonet har använts.
Ja.
Alla Automile-abonnemang uppfyller Skatteverkets rekommendationer för elektroniska körjournaler.
En korrekt körjournal bör innehålla:
Mätarställning vid årets början
Datum, mätarställning och startadress vid resans start
Ärende samt besökta platser vid tjänsteresor
Körda kilometer
Datum, mätarställning och slutadress vid resans slut
Mätarställning vid årets slut
Automile registrerar resor automatiskt och säkerställer spårbarhet genom loggning av ändringar.
Så länge du är kund hos Automile lagras data i enlighet med gällande lagkrav.
I dagsläget innebär i minimum 7 år, för att uppfylla bokförings- och skatteregler.
Information som inte krävs för körjournalen, exempelvis detaljerad resväg mellan start och stopp, gallras automatiskt efter 12 månader.
Ja.
Arbetsgivare och användare kan begära radering av data.
Användare kan själva gallra uppgifter som inte krävs enligt lag (t.ex. resväg).
Observera att uppgifter som omfattas av lagkrav inte kan raderas innan lagringstiden löpt ut.
Vi behandlar personuppgifter för att:
1. Leverera avtalade tjänster
För att kunna tillhandahålla körjournal, fordonsdata och rapporter.
2. Förbättra våra tjänster
För analys av användarmönster och utveckling av funktioner.
Behandlingen sker med stöd av:
Avtal
Berättigat intresse
Samtycke (där det krävs)
Vi behandlar aldrig personuppgifter utan rättslig grund.
Alla personuppgifter och systemdata lagras på servrar i:
Högfors, Finland
Lagringen sker inom EU/EES.
Ja.
Vi anlitar betrodda underleverantörer för att kunna leverera våra tjänster.
Personuppgiftsbiträdesavtal finns med samtliga leverantörer.
Avtalen uppfyller kraven enligt GDPR.
Om personuppgifter överförs utanför EU/EES vidtas lämpliga skyddsåtgärder enligt gällande dataskyddslagstiftning.
Endast behöriga anställda har tillgång till personuppgifter – och endast i den utsträckning som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter, exempelvis vid:
Teknisk support
Felsökning
Åtkomst:
Loggas
Begränsas enligt principen om minsta möjliga åtkomst (“need to know”)
Vi kan även använda anonymiserad och aggregerad data för analys och produktutveckling. Denna information kan inte kopplas till en enskild individ.
Resor registreras automatiskt via Automile Box
Alla ändringar loggas
Justeringar sparas med historik
Detta säkerställer transparens och efterlevnad vid revision.
Vid en revision kan du enkelt:
Ta ut körjournalsrapport för vald period
Visa uppdelning mellan privat och tjänst
Redovisa mätarställning och ärende
Rapporter kan exporteras i PDF- eller Excel-format.
Automile fungerar som ditt digitala bevismedel.