Användare, flottor, rapporter och behörigheter.

Vi rekommenderar att du först skapar en eller flera flottor för organisationen.

Så lägger du till en användare:

• Gå till Inställningar (kugghjulet längst ner till vänster).

• Klicka på Användare.

• Välj Lägg till ny uppe till höger.

• Fyll i användarens uppgifter:

  • För- och efternamn

  • E-postadress (unik – används som användarnamn)

  • Mobilnummer (för lösenordsåterställning)

  • RFID-serienummer (valfritt)

• Koppla användaren till en eller flera flottor.

• Tilldela rättigheter enligt roll.

• Spara.

Om användaren ska få en automatisk månadsrapport, kryssa i Månadsvis körjournal.

Automile stödjer flera roller med olika åtkomstnivåer.

Vanliga roller:

Förare

• Ser och hanterar sina egna resor.

Poolbilsförare / Tekniker

• Kan checka in på fordon i en flotta.

• Ser och redigerar endast sina egna resor.

Administratör

• Full kontroll över fordon, flottor och användare.

• Kan ändra rättigheter och inställningar.

Attesterare

• Granskar och godkänner tjänsteresor.

• Hanterar attestflödet.

Behörigheter kan styras på flera nivåer:

• Organisation

• Flotta

• Fordon

• Användare

Systemet bygger på principen att varje användare endast ska ha tillgång till den information som är relevant för rollen.

Visa resa – Se alla resor på fordon du har tillgång till.
Redigera resor – Ändra kategori, lägga till anteckningar, slå ihop resor.
Visa fordon – Se fordon i en flotta.
Redigera fordon – Ändra inställningar, registreringsnummer, resetyp.
Ändra mätarställning – Justera mätarställning utan full fordonsadministration.
Skapa förare – Lägga till nya användare.
Redigera förare – Ändra kontoinformation.
Visa förare – Se andra användare i samma flotta.
Visa flotta – Krävs för att ta ut vissa rapporter.
Visa Livekarta – Åtkomst till livekartan.
Attesterare – Aktiverar attestfunktion.

Rättigheter kan kombineras för att skapa anpassade roller.

Flottor används för att gruppera fordon och användare.

Så gör du:

• Gå till Inställningar.

• Klicka på Flottor.

• Välj Lägg till ny.

• Ange namn (t.ex. avdelning eller projekt).

• Lägg till fordon.

• Spara.

Flottor förenklar rapportering, filtrering och behörighetsstyrning.

Automile kan anpassas efter företagets struktur.

En organisation kan bestå av:

• Ett eller flera bolag

• Avdelningar

• Geografiska områden

• Projekt

Detta gör systemet skalbart för både små och stora verksamheter.

Rapporter kan tas ut direkt i webbportalen eller appen.

De kan:

• Filtreras per fordon, förare, flotta eller tidsperiod

• Exporteras som PDF eller Excel

Rapporter används ofta för:

• Ekonomi och bokföring

• Löneunderlag

• Miljörapportering

• Myndighetskrav

Körjournalsrapport

Innehåller:

• Alla resor under vald period

• Uppdelning privat/tjänst

• Start- och stoppadress

• Körda kilometer

• Ärende och kommentarer

• Mätarställning vid periodens början och slut

Uppfyller Skatteverkets rekommendationer.

Miljörapport

Visar:

• Körda kilometer

• Beräknad bränsleförbrukning

• CO₂-utsläpp

Används för hållbarhetsrapportering.

Fordonsutnyttjande

Visar:

• Användningsgrad

• Stilleståndstid

• Körmönster

Används för att optimera fordonsflottan.

Trängselskatt

Visar:

• Passager genom betalstationer

• Datum och tid

• Koppling till resa och kategori

Kan användas för intern debitering eller ersättning.

Ja.

Rapporter kan schemaläggas för automatisk utskick:

• Veckovis

• Månadsvis

• Kvartalsvis

De skickas via e-post till en eller flera mottagare.

Med rollen Attesterare kan en användare:

• Ta emot tjänsteresor för granskning

• Godkänna eller neka resor

• Se status för inskickade journaler

Rättigheten Visa attestflöde ger överblick över när journaler skickats och godkänts.

All data samlas in automatiskt via Automile Box.

• Ändringar i resor loggas

• Justeringar sparas med historik

• Rapportdata är spårbar

Detta säkerställer transparens och efterlevnad av regelverk.