Skatteetaten, GDPR og datalagring

En kjørebok brukes som bevis ved en skatterevisjon for å vise hvordan et kjøretøy har blitt brukt – privat eller i tjeneste.

Dette er avgjørende for korrekt:

• Fordelsbeskatning

• Drivstoffbeskatning

• Kilometergodtgjørelse

Uten en korrekt kjørebok risikerer selskapet etterbeskatning.

Ved revisjon gjelder omvendt bevisbyrde – det er selskapet som må kunne vise hvordan kjøretøyet har blitt brukt.

Ja.

Alle Automile-abonnementer oppfyller Skatteetatens anbefalinger for elektroniske kjørebøker.

En korrekt kjørebok bør inneholde:

• Kilometerstand ved årets begynnelse

• Dato, kilometerstand og startadresse ved reisens start

• Formål samt besøkte steder ved tjenestereiser

• Kjørte kilometer

• Dato, kilometerstand og sluttdestinasjon ved reisens slutt

• Kilometerstand ved årets slutt

Automile registrerer reiser automatisk og sikrer sporbarhet gjennom logging av endringer.

Så lenge du er kunde hos Automile lagres data i samsvar med gjeldende lovkrav.

Per i dag innebærer dette minst 7 år, for å oppfylle bokførings- og skatteregler.

Informasjon som ikke kreves for kjøreboken, for eksempel detaljert reiserute mellom start og stopp, slettes automatisk etter 12 måneder.

Ja.

• Arbeidsgivere og brukere kan kreve sletting av data.

• Brukere kan selv slette opplysninger som ikke kreves etter loven (f.eks. reiserute).

Vær oppmerksom på at opplysninger som omfattes av lovkrav ikke kan slettes før lagringstiden er utløpt.

Vi behandler personopplysninger for å:

1. Levere avtalte tjenester

For å kunne tilby kjørebok, kjøretøydata og rapporter.

2. Forbedre våre tjenester

For analyse av bruksmønstre og utvikling av funksjoner.

Behandlingen skjer med grunnlag i:

• Avtale

• Berettiget interesse

• Samtykke (der det kreves)

Vi behandler aldri personopplysninger uten rettslig grunnlag.

Alle personopplysninger og systemdata lagres på servere i:

Högfors, Finland

Lagringen skjer innenfor EU/EØS.

Ja.

Vi bruker pålitelige underleverandører for å kunne levere våre tjenester.

• Databehandleravtale finnes med samtlige leverandører.

• Avtalene oppfyller kravene i henhold til GDPR.

Hvis personopplysninger overføres utenfor EU/EØS, iverksettes egnede sikkerhetstiltak i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Kun autorisert ansatte har tilgang til personopplysninger – og kun i den grad det kreves for å utføre sine arbeidsoppgaver, for eksempel ved:

• Teknisk support

• Feilsøking

Tilgang:

• Logges

• Begrenses i henhold til prinsippet om minste mulige tilgang (“need to know”)

Vi kan også bruke anonymiserte og aggregerte data for analyse og produktutvikling. Denne informasjonen kan ikke knyttes til en enkeltperson.

• Reiser registreres automatisk via Automile Box

• Alle endringer logges

• Justeringer lagres med historikk

Dette sikrer åpenhet og etterlevelse ved revisjon.

Ved en revisjon kan du enkelt:

• Ta ut kjørebokrapport for valgt periode

• Vis oppdeling mellom privat og tjeneste

• Redegjør for kilometertellerstand og sak

Rapporter kan eksporteres i PDF- eller Excel-format.

Automile fungerer som ditt digitale bevis.