Brukere, flåter, rapporter og rettigheter.

Vi anbefaler at du først oppretter en eller flere flåter for organisasjonen.

Slik legger du til en bruker:

• Gå til Innstillinger (tannhjulet nederst til venstre).

• Klikk på Brukere.

• Velg Legg til ny øverst til høyre.

• Fyll inn brukerens opplysninger:

  • Fornavn og etternavn

  • E-postadresse (unik – brukes som brukernavn)

  • Mobilnummer (for passordgjenoppretting)

  • RFID-serienummer (valgfritt)

• Knytt brukeren til en eller flere flåter.

• Tildel rettigheter i henhold til rolle.

• Lagre.

Hvis brukeren skal motta en automatisk månedsrapport, kryss av for Månedsvis kjørebok.

Automile støtter flere roller med forskjellige tilgangsnivåer.

Vanlige roller:

Sjåfør

• Ser og håndterer sine egne reiser.

Poolbilsjåfør / Teknikk

• Kan sjekke inn på kjøretøy i en flåte.

• Ser og redigerer kun sine egne reiser.

Administrator

• Full kontroll over kjøretøy, flåter og brukere.

• Kan endre rettigheter og innstillinger.

Attestant

• Går gjennom og godkjenner tjenestereiser.

• Håndterer attestflyten.

Tillatelser kan styres på flere nivåer:

• Organisasjon

• Flåte

• Kjøretøy

• Bruker

Systemet bygger på prinsippet om at hver bruker kun skal ha tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen.

Vis reise – Se alle reiser på kjøretøy du har tilgang til.
Rediger reiser – Endre kategori, legge til notater, slå sammen reiser.
Vis kjøretøy – Se kjøretøy i en flåte.
Rediger kjøretøy – Endre innstillinger, registreringsnummer, reisetype.
Endre kilometerteller – Juster kilometerteller uten full kjøretøyadministrasjon.
Opprett sjåfør – Legge til nye brukere.
Rediger sjåfør – Endre kontoinformasjon.
Vis sjåfør – Se andre brukere i samme flåte.
Vis flåte – Kreves for å ta ut enkelte rapporter.
Vis Livekart – Tilgang til livekartet.
Attestanter – Aktiverer attestfunksjon.

Rettigheter kan kombineres for å lage tilpassede roller.

Flåter brukes for å gruppere kjøretøy og brukere.

Slik gjør du:

• Gå til Innstillinger.

• Klikk på Flåter.

• Velg Legg til ny.

• Oppgi navn (f.eks. avdeling eller prosjekt).

• Legg til kjøretøy.

• Lagre.

Flåter forenkler rapportering, filtrering og tilgangsstyring.

Automile kan tilpasses etter selskapets struktur.

En organisasjon kan bestå av:

• Ett eller flere selskaper

• Avdelinger

• Geografiske områder

• Prosjekter

Dette gjør systemet skalerbart for både små og store virksomheter.

Rapporter kan tas ut direkte i nettportalen eller appen.

De kan:

• Filtreres per kjøretøy, sjåfør, flåte eller tidsperiode

• Eksporteres som PDF eller Excel

Rapporter brukes ofte til:

• Økonomi og regnskap

• Lønnsgrunnlag

• Miljørapportering

• Myndighetskrav

Kjørebokrapport

Inneholder:

• Alle reiser i valgt periode

• Fordeling privat/tjeneste

• Start- og stopadresse

• Kjørte kilometer

• Sak og kommentarer

• Kilometerstand ved periodens start og slutt

Oppfyller Skatteetatens anbefalinger.

Miljørappor

Viser:

• Kjørte kilometer

• Beregnet drivstofforbruk

• CO₂-utslipp

Brukes til bærekraftsrapportering.

Kjøretøyutnyttelse

Viser:

• Utnyttelsesgrad

• Stillstandstid

• Kjøremønster

Brukes til å optimalisere kjøretøyflåten.

Bompengeavgift

Viser:

• Passeringer gjennom bomstasjoner

• Dato og tid

• Kobling til reise og kategori

Kan brukes til intern fakturering eller refusjon.

Ja.

Rapporter kan planlegges for automatisk utsendelse:

• Ukentlig

• Månedlig

• Kvartalsvis

De sendes via e-post til en eller flere mottakere.

Med rollen Attesterare kan en användare:

• Ta emot tjänsteresor för granskning

• Godkänna eller neka resor

• Se status för inskickade journaler

Rättigheten Visa attestflöde ger överblick över när journaler skickats och godkänts.

All data samles automatisk via Automile Box.

• Endringer i reiser loggføres

• Justeringer lagres med historikk

• Rapportdata er sporbar

Dette sikrer åpenhet og overholdelse av regelverk.